Busca de Documentos
Como atuamos
O trabalho parte da pergunta que o documento precisa responder: a dinâmica do evento, a titularidade de um bem, a existência de um processo ou a extensão de um dano. Definido o objetivo, identifica-se onde a informação está registrada e qual é o canal formal para obtê-la, já que cada órgão tem procedimento, prazo e exigências próprios.
As fontes mais frequentes são delegacias e institutos de perícia, cartórios de registro de imóveis, de notas e de protesto, órgãos de trânsito, tribunais e juntas comerciais. Parte dos documentos é pública e pode ser obtida por certidão, enquanto outra parte depende de requerimento fundamentado, de autorização do titular ou de ordem judicial.
Documentos com dados pessoais sensíveis, como prontuários e laudos médicos, recebem tratamento próprio: só são obtidos com autorização do titular ou por determinação judicial e circulam com controle de acesso. O material levantado é entregue organizado por sinistro, com indicação da fonte e da data de emissão de cada documento.
Situações que atendemos
Registros policiais e periciais
Certidões e registros públicos
Informações de trânsito
Processos judiciais
Por que contar com acompanhamento jurídico
A decisão sobre um sinistro e a chance de ressarcimento dependem do que foi documentado. Documentos obtidos fora do canal adequado podem ser contestados e, em alguns casos, expor quem os utiliza a responsabilização.
Canal formal de obtenção
Dados sensíveis protegidos
Data de emissão
Organização por sinistro
Conheça o profissional responsável
Dr. Daniel Quartuccio, OAB/SP 230.168, sócio fundador do escritório. Atua na advocacia desde 2004, com concentração em direito securitário. A formação como comissário de avarias pela Funenseg orienta a busca pelos documentos que de fato pesam na apuração técnica do sinistro, o que evita levantamentos amplos e sem foco.
Daniel Tejeda Quartuccio
OAB/SP 230.168
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Dúvidas frequentes
Quais documentos costumam ser levantados em um sinistro?
O conjunto varia conforme o ramo do seguro e o tipo de evento, mas alguns documentos aparecem com frequência. Em sinistros de automóvel, entram o boletim de ocorrência, o laudo pericial quando há vítima ou dúvida sobre a dinâmica, as informações do veículo junto ao órgão de trânsito e, em roubo e furto, a cópia do inquérito quando o acesso é autorizado. Em incêndios e danos a imóveis, a matrícula, o laudo do corpo de bombeiros ou da perícia oficial e documentos sobre a ocupação do bem. Em sinistros empresariais e de transporte, notas fiscais, conhecimentos de transporte, registros da operação e certidões da empresa envolvida. Para o ressarcimento, somam-se as certidões de distribuição de ações e de protesto do responsável, que indicam a capacidade de pagamento dele. O ponto de partida é sempre a pergunta que precisa ser respondida, porque levantamentos amplos e sem foco aumentam custo e prazo sem melhorar a qualidade da prova. Veja também ressarcimento.
A seguradora pode ter acesso ao prontuário médico do segurado?
Não de forma direta e irrestrita. O prontuário é protegido pelo sigilo profissional e contém dados pessoais sensíveis, cuja circulação é restrita pela legislação de proteção de dados. O acesso depende de autorização expressa do titular ou, após o falecimento, de quem tem legitimidade para representá-lo, ou ainda de determinação judicial. Em seguros de pessoas, é comum que o segurado ou o beneficiário autorize, no próprio aviso de sinistro, o fornecimento das informações necessárias à regulação, e essa autorização precisa ser específica quanto à finalidade. Mesmo com ela, o pedido deve se limitar ao que é relevante para a apuração, e não ao histórico completo do paciente. Os documentos recebidos precisam circular com controle de acesso e ser descartados ao fim da finalidade, conforme a política de tratamento de dados da seguradora. Exigir documentação médica além do necessário, ou sem autorização adequada, costuma ser questionado judicialmente e pode gerar responsabilização. Veja também assessoria para seguradoras.
Como obter cópia do boletim de ocorrência e do laudo pericial?
O boletim de ocorrência pode ser obtido pelo próprio registrante, que no caso do sinistro costuma ser o segurado, e por isso a forma mais simples é solicitar a ele a cópia como parte da documentação do aviso. Quando isso não é possível, terceiros com interesse legítimo podem requerer a cópia à delegacia responsável, apresentando a justificativa do pedido. Os laudos periciais seguem caminho distinto, porque integram o inquérito ou o procedimento em que foram produzidos. O acesso depende de requerimento à autoridade que conduz a investigação, que avalia o interesse de quem pede e o eventual sigilo das diligências ainda em curso. Laudos de institutos de perícia em acidentes com vítima costumam demorar a ser concluídos, o que exige acompanhamento do procedimento até a emissão. Quando a autoridade nega o acesso sem fundamento, existem medidas judiciais para obtê-lo. Registrar a data de cada pedido e de cada resposta é importante, porque esse histórico justifica eventuais solicitações complementares na regulação. Veja também acompanhamento de inquéritos.
A busca de documentos suspende o prazo de resposta ao segurado?
A regulamentação do setor fixa prazo para a seguradora se manifestar sobre o sinistro e admite a suspensão da contagem quando há solicitação de documentação complementar, retomando-a a partir da entrega. Essa suspensão, porém, tem limites. A solicitação precisa ser fundamentada e relacionada à apuração do evento, e pedidos sucessivos de documentos já entregues, ou de material sem relação com a cobertura, costumam ser vistos como forma de prolongar indevidamente a regulação. Documentos que a própria seguradora pode obter, como certidões públicas, em geral não justificam transferir o encargo ao segurado nem suspender o prazo. Por isso o levantamento documental precisa ser planejado no início da regulação, com a lista completa do que será exigido e do que será buscado diretamente, e com registro de cada pedido e de cada entrega. Esse cuidado protege as duas partes e reduz a margem de discussão sobre atraso, que costuma gerar demandas com consequência independente do mérito da cobertura. Veja também seguro negado.
Quanto tempo leva o levantamento de documentos?
Varia bastante conforme a fonte. Certidões emitidas por meio eletrônico, como as de distribuição de ações, de protesto e boa parte das matrículas de imóveis, costumam ser obtidas em poucos dias, já que muitos cartórios e tribunais disponibilizam pedido online. Informações de órgãos de trânsito dependem do canal disponível em cada estado e da finalidade declarada no pedido. Documentos que exigem requerimento à autoridade policial ou pericial são os mais demorados, porque dependem da conclusão do laudo e da análise do pedido de acesso, o que pode levar semanas ou meses em casos com vítima ou com investigação complexa. Documentos que dependem de ordem judicial seguem o tempo do processo em que o pedido é feito. Por isso o planejamento começa pelos itens mais demorados, que são pedidos logo na abertura do sinistro, enquanto as certidões de emissão rápida ficam para o momento em que serão usadas, evitando que percam a validade antes da decisão. Veja também assessoria na compra e venda.
O que fazer quando um órgão não fornece o documento?
O primeiro passo é verificar se o pedido foi feito pelo canal correto, com a justificativa adequada, já que boa parte das negativas decorre de requerimento incompleto ou dirigido ao setor errado. Para informações de órgãos públicos, a legislação de acesso à informação prevê procedimento próprio, com prazo de resposta e possibilidade de recurso administrativo contra a negativa. Persistindo a recusa, existem medidas judiciais para obter o documento. A produção antecipada de prova permite pedir ao juiz a obtenção de documentos ou a realização de perícia antes mesmo de uma ação principal, o que é útil quando a prova pode se perder com o tempo ou quando o conhecimento dela ajuda a decidir se vale ajuizar a cobrança. Em processos já em curso, o juiz pode determinar a exibição de documentos em poder da outra parte ou de terceiros. A escolha da medida depende do documento, de quem o detém e da urgência, e registrar cada pedido e cada negativa é o que sustenta qualquer dessas alternativas. Veja também ações de cobrança.